Quelles sont les mentions obligatoires sur mes documents commerciaux ?

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Elles permettent de vous identifier et d’obtenir des renseignements complémentaires sur votre activité. Tout simplement indispensables, les mentions obligatoires doivent figurer sur l’ensemble de vos documents commerciaux. Alors, n’en oubliez aucune !

Pour éviter tout litige, indiquez bien les mentions obligatoires sur vos « papiers d’affaires »1. Quelles sont ces informations ? Où doivent-elles figurer et quels sont les documents commerciaux concernés ? Faisons le point.

Quelles mentions obligatoires, sur quels documents ?

Vos différents papiers d’affaires doivent obligatoirement mentionner un certain nombre d’informations légales, à savoir : le nom, le statut juridique, le montant du capital social2 et le numéro SIREN de votre entreprise. L’adresse du siège social doit également y figurer. De même, les lettres « RCS », suivies de la ville du greffe où l’entreprise est immatriculée.

Mais quels sont les documents concernés ? Le Code de commerce3 précise qu’il s’agit de vos factures, bons de commande, tarifs, documents publicitaires, correspondances et récépissés. Idem pour l’ensemble des documents officiels, mails ou papiers.

Seuls documents pouvant rester « vierges » de toute mention légale : les notes internes ou factuelles destinées à un tiers et les emballages.

Mentions obligatoires : quelques cas particuliers

Certaines mentions obligatoires doivent cependant figurer sur vos documents commerciaux, dans certains cas :

– Votre entreprise est en liquidation ?
Stipulez bien le nom du liquidateur.
– Le siège social se trouve à l’étranger ?
Mentionnez bien la forme juridique et le numéro d’immatriculation de l’entreprise, dans le pays concerné.
– L’entreprise compte un locataire-gérant ou un gérant mandataire ?
Indiquez clairement sa qualité.
– Votre société bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique ?

Mentionnez la dénomination sociale, le responsable de l’appui, le lieu de son siège social et son numéro d’identification.

En haut ou en bas de page, en petit ou en gros caractère… La loi ne précise pas de quelle façon écrire les mentions légales. Veillez simplement à ce qu’elles restent parfaitement lisibles !

Mentions obligatoires sur Internet : gare à l’amende !

Souvenez-vous, en 2014, deux éditeurs ont été condamnés à une amende de 6 000 euros par le tribunal de grande instance de Paris. Motif : ils avaient omis d’indiquer certaines mentions obligatoires sur leur site Internet.

Attention, donc. Même si vous ne proposez pas de vente en ligne, tous les sites web professionnels doivent obligatoirement indiquer une adresse e-mail, un numéro de téléphone, un numéro de TVA, le nom du responsable de la publication et les coordonnées complètes de l’hébergeur Internet. Des informations à mentionner clairement et de manière permanente.

Vous recueillez des informations personnelles sur des tiers via votre site web ? Dans ce cas, vous devrez procéder à une déclaration de fichier auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Votre numéro de déclaration CNIL doit donc apparaître, lui aussi, dans les mentions légales.

Enfin, n’oubliez pas les conditions générales de vente. Obligatoires en cas de vente en ligne, elles renseignent vos clients notamment sur les droits de rétractation et les modalités de paiement.

Au final, s’assurer que les mentions obligatoires figurent bien sur ses documents commerciaux et son site Internet, c’est se prémunir d’éventuels litiges. De plus, vous garantirez un maximum de transparence à vos partenaires pour gagner en crédibilité. Et si vous vous sentez encore perdu(e), la CCI et l’Agence France Entrepreneur peuvent vous vous accompagner.

1 Article R. 123-237 du Code de commerce
2 Article L. 238-3 du Code de commerce
3 Articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce

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