Comment rendre mes réunions plus attractives ?

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C’est un moment crucial dans la vie d’une équipe commerciale et pourtant, c’est parfois celui qui pose le plus de problèmes. Pour mobiliser vos troupes et atteindre vos objectifs, il vous faut maîtriser l’art délicat de la réunion. Nos conseils.

Du discours lénifiant au stand-up en passant par le fameux PowerPoint ou le Prezi, vous avez tout tenté pour faire de vos réunions d’équipe de véritables moments d’échanges… en vain. Rassurez-vous, tout n’est pas perdu ! Il vous suffit de faire comme Éric. Ce responsable d’animation commerciale dans un groupe bancaire applique quelques techniques simples qui lui évitent de perdre son temps et celui de ses collaborateurs.

Les recettes d’une réunion réussie

  • Évitez les crises de « réunionite ». Un brief quotidien de quelques minutes et une réunion hebdomadaire d’une heure maximum suffisent pour gérer les objectifs courants. Prenez simplement soin de ne pas les organiser en fin de journée ou après la pause déjeuner, question de concentration. Surtout, ménagez vos cadres et évitez de multiplier leurs rendez-vous. « En général, ils participent à d’autres réunions en plus des réunions commerciales et c’est de là que vient leur ras-le-bol : ils ont l’impression de ne faire que ça et de ne plus être sur le terrain. »
  • PowerPoint : oui, mais pour quoi faire ? Depuis l’extinction du paperboard et du marqueur, on n’a pas trouvé mieux, mais les mauvaises présentations ont eu raison de bien des commerciaux. « Aujourd’hui encore, hélas, le PowerPoint reste un classique. Il faut cependant énormément de charisme et de talent gestuel pour capter l’attention. » Si vous vous lancez ce défi, soyez concis et n’affichez dans les slides que les éléments essentiels et les contenus attractifs comme les vidéos. Tout le reste doit se trouver dans votre commentaire.
  • Si vous ne captez pas l’attention de vos collaborateurs, c’est peut-être aussi parce qu’elle est attirée ailleurs. « Avec les smartphones, on a dépassé la simple pollution liée aux appels téléphoniques », explique Éric. « La meilleure technique contre ce phénomène, consiste à mettre une corbeille à l’entrée de la salle où tout le monde dépose son smartphone. »
  • Optez pour la visioconférence. Bien utilisée, elle peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Comme l’a constaté Éric : « Cela marche bien auprès des jeunes commerciaux répartis sur plusieurs sites. Les réunir, c’est bien souvent rébarbatif et ça a un coût. Sans oublier que pour rendre la visioconférence plus attractive, on peut autoriser le tchat et favoriser des réactions en direct. »

De la réunion ordinaire au kick-off annuel

Ces petites astuces devraient vous permettre de donner plus de rythme aux réunions ordinaires. Mais que faire pour dynamiser « la grand-messe commerciale », durant laquelle vous allez réunir tous vos effectifs et fixer les objectifs de l’année à venir ? « Il faut éviter le format classique avec un seul intervenant qui va assommer l’audience pendant des heures », avertit Éric. N’hésitez donc pas à solliciter plusieurs membres de l’entreprise ou, mieux encore, des intervenants extérieurs.

La présentation du message doit elle aussi varier. « Elle peut prendre la forme de jeux de rôles ou de mises en situation décalées, qui permettent de sortir du cadre, comme, par exemple, des parodies de jeux télévisés. » Bien entendu, l’aspect ludique ne doit pas l’emporter sur le message managérial.

Enfin, n’oubliez pas que la capacité de concentration de votre public est limitée. Vous ne pouvez pas passer plus d’une heure sans permettre un court instant de détente à vos auditeurs. Pour cela, « il est important de proposer une pause récréative qui ne soit pas seulement la pause café », quitte à s’offrir les services d’animateurs extérieurs spécialisés dans ce domaine. Et si, malgré vos efforts, vos commerciaux n’ont pas tout retenu de la journée, ne vous fustigez pas : « Réussir à faire passer 30 % du message, c’est déjà fantastique ! »

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